Seit dem vergangenen Jahr führt das HBZ ALEPH 500 als neue
Verbundsoftware ein. Der aktuelle Stand (27.03.2000) soll hier
dargestellt werden.
Historie
Am 03.03.1999 fand im Ministerium für Schule, Weiterbildung,
Wissenschaft und Forschung in Düsseldorf ein Krisengespräch statt, bei
dem der Vorstand der Verbundkonferenz, der Projektleiter Digitale
Bibliothek und das HBZ zusammen mit Herrn Dr. Bode über Alternativen
zur noch laufenden Verbundentwicklung berieten. Als Folge dieses
Gespräches besuchte im März 1999 eine Expertengruppe des HBZ die
Arbeitsgruppe Bibliotheksautomation (AGBA) in Wien, um sich einen
genaueren Eindruck von Aleph 500 zu verschaffen, welches dort am
12.01.1999 als das erste ALEPH 500-Verbundsystem, nur wenige Stunden
später als geplant, in den Produktionsbetrieb gegangen war. Es ergaben
sich weitere Fragen, die wir zwei Wochen später bei einem Besuch bei Ex
Libris in Hamburg diskutierten.
Als es Ex Libris weitere zwei Wochen später innerhalb nur eines Tages
gelang, ein ALEPH 500-Testsystem im HBZ zu installieren und eine
HBZ-Beispielsammlung zu laden, zeigte uns dies erneut die
Leistungsfähigkeit von ALEPH 500. Um auch unsere Kunden über ALEPH 500
zu informieren, führte das HBZ im April 1999 zusammen mit Ex Libris und
Herrn Labner von der AGBA ALEPH 500 seinen Verbundbibliotheken vor.
Daraufhin fasste die Verbundkonferenz am 22.04.1999 den Beschluss zur
Einführung von Aleph 500 für die Verbundbibliotheken in
Nordrhein-Westfalen und dem nördlichen Rheinland-Pfalz.
In der Folgezeit führten wir intensive Gespräche mit Ex Libris zu
Inhalten eines Vertrages. Es wurde ein Zeit- bzw. Projektplan
ausgehandelt und eine Hardwarekonfiguration festgelegt, die das
Fundament eines performanten Verbundsystems sein wird. Der Vorstand des
HBZ und der Geschäftsführer von Ex Libris verhandelten dabei über
Preise, Randbedingungen und juristische Details, während die EDV-Gruppe
des HBZ mit zwei Mitarbeiterinnen von Ex Libris über inhaltliche
Eckpunkte beriet und verhandelte.
Zentrale Fragen waren dabei:
Verfahren
Zur Klärung der Rahmenbedingungen im HBZ wurde eine Zielvereinbarung
zwischen der EDV-Gruppe und dem Vorstand des HBZ ausgehandelt. Sie legt
in Form von Zielen fest, in welcher Weise das Projekt der Einführung
von ALEPH 500 angegangen werden soll, was besonders zu berücksichtigen
ist, und welche Prioritäten es gibt. Weiterhin werden hier die Aufgaben
konkretisiert und die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Personal
und technische Unterstützung vereinbart, mit deren Hilfe die Ziele
erreicht werden sollen. Schließlich werden organisatorische
Rahmenbedingungen festgehalten, die u.a. schnelle Informationswege und
Entscheidungen ermöglichen (siehe dazu auch ProLibris Jahrgang 4, 1999,
Hefte 3 und 4 [Becker, Zielsysteme in Bibliotheken],
http://www.hbz-nrw.de/hbz/publika/Artikel_ziele1.html).
Zur Abwicklung des Projektes wurde in der EDV-Gruppe des HBZ eine
Arbeitsgruppe ALOAH (ALeph Onlineverbundsystem Arbeitsgruppe HBZ)
zusammengestellt. Bei ALOAH laufen die Informationen zur ALEPH
500-Einführung zusammen und es werden Entscheidungen vorbereitet und
getroffen. Eine zweite Arbeitsgruppe im bibliothekarischen Fachbereich
des HBZ kümmert sich um die nichttechnischen Aspekte der ALEPH
500-Einführung. Beide Arbeitsgruppen koordinieren sich über zwei
Ansprechpersonen, die in beiden Arbeitsgruppen mitarbeiten.
Es wurden EDV-gestützte Werkzeuge zur Effektivitätssteigerung der
Arbeitsgruppe eingeführt. Eine Termin-, Aufgaben- und
Dokumentationsdatenbank ermöglicht es, dass alle Dokumente, E-Mails
sowie Notizen jederzeit vollständig verfügbar sind und dass die
Bearbeitung einer Aufgabe ohne Informationsverlust jederzeit von einer
Person auf eine andere übergehen kann (z.B. bei Urlaub oder
Krankheit).
Mit Hilfe einer Projektmanagementsoftware wurde ein detaillierter
Projektplan erarbeitet, der uns, Ex Libris und unseren
Verbundbibliotheken größtmögliche Planungssicherheit bietet.
Projektverlauf
Hausinterne Zusammenarbeit
Das gesamte Projekt begleitet eine intensive, fruchtbare und notwendige
Diskussion zwischen technischen und bibliothekarischen Fachkräften
über das, was als notwendig oder wünschenswert erachtet wird und
welchen Aufwand bei Personal, Kosten, benötigter Rechenleistung oder
Entwicklungszeit dies auf der EDV-Seite kostet oder kosten wird. Es ist
nicht immer leicht, Kompromisse zu finden, die den richtigen Punkt im
Dreieck zwischen Qualität, Kosten und Preis definieren. Eine
harmonische Zusammenarbeit mit gegenseitigem Vertrauen im Projektteam
ist die wichtigste Voraussetzung, um Kompromisse in vertretbarer Zeit
schließen zu können.
Hardware
Wir haben in mehreren Schritten vorhandene-SUN Hardware zu einem
Produktionsserver (SUN E6500, 12 CPU, 12GByte RAM, 430 GByte
Plattenplatz), einem Schulungsserver (SUN E4000, 8 CPU, 5 GByte RAM, 127
GByte Plattenplatz) und einer Testmaschine (SUN E450) hochgerüstet.
Einen Plattenspiegel für den Produktionsserver werden wir im Aril/Mai
2000 in Betrieb nehmen.
Schulungskonzept
Es wurde zusammen mit der Gruppe Aus- und Fortbildung ein
Schulungskonzept für das HBZ und die Verbundbibliotheken erarbeitet, um
zu definieren, welche Aleph-Schulung für wen stattfinden muss.
Festgelegt wurde, wer Wissen im Bereich Aleph-(Lokal)-System erwirbt,
wer die Schulungen für die Verbundmultiplikatorinnen im Frühjahr 2000
durchführen soll und wer welches Wissen braucht, um die detaillierten
Einstellungen des Systems (Setup) durchführen zu können. Nach diesem
Schulungskonzept wurden die Schulungen durchgeführt. Die
Verbundmultiplikatorinnen des HBZ wurden nicht nur fachlich, sondern
auch methodisch-didaktisch geschult.
Am 23.08.1999 und 06.09.1999 fanden zwei Informationsveranstaltungen
für das Katalogisierungspersonal des Verbunds im HBZ statt. Ziel war
eine Information für der Beschäftigten in den
Katalogisierungsabteilungen, um das ALEPH-System vorzustellen. Beide
Veranstaltungen wurden bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern und auch
beim HBZ als sehr hilf- und erfolgreich eingestuft.
Die Multiplikatorinnen und Multiplikatoren der Verbundbibliotheken
wurden dann nach intensiven Vorbereitungen und der Erstellung von
Schulungsunterlagen innerhalb von drei Wochen vom 07.02.2000-24.02.2000
von insgesamt 8 HBZ-Multiplikatorinnen parallel in verschiedenen
Bibliotheken geschult. Diese Verbundmultiplikatorinnen und
-multiplikatoren schulen zur Zeit, noch bis zum 04.04.2000 ihre
Kolleginnen und Kollegen in den Katalogisierungsabteilungen. Die
Rückmeldungen und die Akzeptanz des neuen und im Vergleich zum alten
BIS-System ungewohnten ALEPH 500 waren positiv. Eine weitere zweitägige
Schulung für die Multiplikatorinnen der Verbundbibliotheken folgt am
29.03.2000 und 30.03.2000. Sie wird den aktuellen Stand bei ALEPH 500
vermitteln und uns die Möglichkeit geben, das Feedback der Bibliotheken
nach den Schulungen der Katalogisierungsabteilungen abzufragen.
Migration der Titel-, Norm- und Lokaldaten
Parallel zur Arbeit der Erstellung und Diskussion von Vorgaben, wurden
Konkordanzen von BIS zu MAB2 für Titel-, Norm- und Lokaldaten erstellt
und veröffentlicht. Auf Grund der Vorgaben wurden dann die Abzugs- und
Migrationsprogramme erstellt und getestet. Bis Ende Oktober 1999 hatten
wir Ex Libris dreimal Testdaten zur Verfügung gestellt, damit Ex Libris
seinerseits die für NRW in Aleph eingebrachten Änderungen testen
konnte, und damit die Abschätzungen für die Zeit des Datenabziehens
BIS zu MAB2, des Umkodierens (EBCDIC nach MAB2), des Ladens in ALEPH 500
mit dem Aufbau von mehr als 20 verschiedenen Indizes besser
einschätzbar war.
Einen ersten Gesamtabzug aller Daten stellten wir Ex Libris am
01.12.1999 zur Probemigration zur Verfügung. Das Laden und Umsetzen
dieser Daten war im Januar 2000 abgeschlossen, so dass wir am 13.01.2000
den NRW-Verbundkatalog erstmals der Öffentlichkeit im ALEPH 500
WEB-OPAC präsentieren konnten. Wir nutzten den damit startenden
Parallelbetrieb zwischen neuem Aleph- und altem BIS-System, um nach
über 300 Meldungen der Verbundbibliotheken Verbesserungen und
Verfeinerungen an den Abzugs- und Migrationsprogrammen vorzunehmen. Im
ersten Schritt der endgültigen Migration wurden am 21.01.2000 die
Titel-, Norm- und Lokaldaten aus dem alten BIS-System exportiert und
anschließend in ALEPH 500 importiert. Bis die Daten in ALEPH geladen
und indexiert waren, war die Katalogisierung im alten BIS-System nur
eingeschränkt möglich, es konnten nur Neuaufnahmen katalogisiert
werden. Am Abend des 17.03.2000 wurde die Katalogisierung im alten
BIS-System nach 5216 Tagen endgültig eingestellt. Die UB Trier erhielt
zwei Flaschen Sekt und herzliche Gratulationen für die 10.262.545 und
letzte Titelaufnahme. Im zweiten Schritt der Migration werden die
Neuaufnahmen seit dem 21.01.2000 in ALEPH 500 geladen und indexiert.
Insgesamt haben wir 61,17 Millionen Datensätze mit insgesamt 11,93
GigaByte umgesetzt. Am 04.04.2000 wird die Katalogisierung in Aleph 500
im HBZ mit diesen Daten starten. Die Migration der Daten vom BIS-System
zu Aleph 500 ist nicht trivial, da sich im Bereich der Normdaten im
Laufe der Zeit Änderungsbedarf ergeben hat, der nun bei der Migration
mit umgesetzt wird (Zusammenführung der HBZ-PND und der PND bei Der DB).
Dasselbe gilt für die Änderung des Import- und Exportformates von MAB1
hin zu MAB2.
Die Migration der Daten vom BIS-System zu Aleph 500 ist nicht trivial,
da sich im Bereich der Normdaten im Laufe der Zeit Änderungsbedarf
ergeben hat, der nun bei der Migration mit umgesetzt wird
(Zusammenführung der HBZ-PND und der PND bei Der DB). Dasselbe gilt
für die Änderung des Import- und Exportformates von MAB1 hin zu
MAB2.
Aufnahme weiterer Verbundteilnehmer
Wenn am 04.04.2000 Aleph 500 im HBZ in den Produktionsbetrieb gegangen
sein wird, sollen alle interessierten Bibliotheken als Verbundteilnehmer
aufgenommen werden können. Technisch notwendig ist dazu ein
Internetanschluss sowie vernetzte PC mit Windows (95, 98 oder NT) nach
neuerem Stand der Technik für die Katalogisierung und die OPAC-Abfrage.
Für die Verbundteilnahme von Bibliotheken außerhalb des
Hochschulbereiches NRW werden Kostenbeiträge erhoben werden (müssen),
die anlässlich einer Informationsveranstaltung des HBZ für
öffentliche Bibliotheken am 16.12.1999 bekannt gegeben wurden. Für die
Verbundkatalogisierung werden jährliche Kosten wie folgt anfallen:
Sektion 1: 8.400,- DM
Sektion 2: 5.600,- DM
Sektion 3: 2.800,- DM
Schnittstelle zu anderen Lokalsystemen
Das Aleph 500-System, mit dem das HBZ am 04.04.2000 in Betrieb gehen
wird, kann weltweit über die Schnittstellen Z39.50 und HTTP abgefragt
werden. Der jetzige HBZ-Verbund-OPAC, der sich auf die BIS-Datenbank
HBZR stützt und über unseren WWW-Server zu erreichen ist, wird dann
abgeschaltet.
Für Verbundteilnehmer, die mit dem Aleph 500-System katalogisieren,
wurde der Katalogisierungsclient am 25.01.2000 kostenlos bereitgestellt.
Um Ersatz für das heutige Softcopy-Verfahren zu haben, hat Ex Libris
für NRW eine Funktion in ALEPH 500 integriert, die ein Abspeichern des
Datensatzes, der gerade katalogisiert wird, in MAB2 auf der lokalen
Festplatte des Katalogisierungs-PC ermöglicht (KAT-Download). Die
Hersteller von Lokalsystemen können diese Daten zur lokalen
Weiterverarbeitung nutzen.
Die Entwicklung einer Onlineschnittstelle, die aller Voraussicht nach
auf Z39.50 beruhen wird, die Lokalsysteme zeitnah mit den neuen
Katalogisaten bzw. deren Änderungen versorgt und die
Offline-MAB2-Lieferungen ersetzen soll, wird im Jahre 2000 mit Ex Libris
in Absprache mit den Herstellern der Lokalsysteme begonnen werden.
Ausblick
Wir glauben, dass wir mit der Einführung von ALEPH 500 im HBZ auf einem
guten Weg sind. Wir werden die ''Digitale Bibliothek
Nordrhein-Westfalen'' und ALEPH 500 verbinden, so dass letztlich die
Funktionseinheit entsteht, die ursprünglich im Rahmen der
Neuentwicklung einer Bibliotheksverbundsoftware 1996 geplant war. Was
noch fehlt, ist eine Fernleihkomponente für Monographien. Diese wird,
basierend auf den Erfahrungen mit dem Aufsatzliefersystem JASON, seit
Ende 1999 im HBZ zusammen mit der Universitätsbibliothek Bielefeld
entwickelt. Die Fernleihkomponente wird sowohl von der Digitalen
Bibliothek als auch von ALEPH 500 angesteuert werden können und wird
über Schnittstellen zu den lokalen Bibliothekssystemen verfügen. Damit
wird das neue Verbundsystem des Hochschulbibliothekszentrums in diesem
Bereich sogar mehr Funktionalitäten bieten, als in der europaweiten
Ausschreibung des Jahres 1996 vorgesehen war.